Microsoft Dynamics 365 Unified Operations | File Capacity Add-on | 1 Monat

Microsoft Dynamics 365 Unified Operations – Zusätzliche Dateispeicher-Kapazität für Unternehmen

Microsoft Dynamics 365 Unified Operations – Additional File Capacity ist eine spezialisierte Abonnement-Lizenz, die Unternehmen zusätzlichen Dateispeicher für ihre ERP-Umgebung bereitstellt. Diese Cloud-basierte SaaS-Lösung erweitert die Standard-Speicherkapazität von Dynamics 365 for Finance and Operations und ermöglicht es Organisationen, größere Mengen an Geschäftsdokumenten, Berichten und Daten zu verwalten. Mit einer Laufzeit von einem Monat bietet diese Lizenz maximale Flexibilität für Unternehmen mit schwankenden Speicheranforderungen oder temporären Projekten mit erhöhtem Datenaufkommen.

Lizenzmodell und Cloud-Architektur

Die Additional File Capacity-Lizenz basiert auf Microsofts Cloud Solution Provider (CSP) Programm und wird als gehostete SaaS-Lösung bereitgestellt. Dies bedeutet, dass der zusätzliche Speicherplatz vollständig in Microsofts Azure-Cloud-Infrastruktur verwaltet wird, ohne dass Unternehmen eigene Server oder Storage-Systeme bereitstellen müssen. Die Abrechnung erfolgt monatlich, was besonders für Unternehmen vorteilhaft ist, die ihre Speicheranforderungen nicht langfristig prognostizieren können oder saisonale Schwankungen im Datenaufkommen haben.

Das CSP-Lizenzprogramm ermöglicht es Microsoft-Partnern, die Lizenz im Namen ihrer Kunden zu erwerben und zu verwalten. Dadurch erhalten Unternehmen direkten Support durch ihren vertrauten IT-Dienstleister, während sie gleichzeitig von Microsofts globaler Cloud-Infrastruktur profitieren. Die gehostete Architektur gewährleistet automatische Updates, Sicherheits-Patches und Backup-Funktionen ohne zusätzlichen Administrationsaufwand für die IT-Abteilung.

Integration in die Dynamics 365 Unified Operations Umgebung

Microsoft Dynamics 365 Unified Operations, ehemals bekannt als Dynamics AX oder D365 Finance and Operations, ist eine umfassende ERP-Lösung für mittlere und große Unternehmen. Die Additional File Capacity erweitert die Standard-Dateispeicher-Limits dieser Plattform nahtlos und transparent für die Endbenutzer. Dokumente, die über die Standard-Kapazität hinausgehen, werden automatisch in den erweiterten Speicherbereich verschoben, ohne dass Anwender ihre gewohnten Arbeitsabläufe ändern müssen.

Die Erweiterung des Dateispeichers ist besonders relevant für Unternehmen, die große Mengen an Geschäftsdokumenten verarbeiten – beispielsweise Fertigungsunternehmen mit umfangreichen technischen Zeichnungen, Handelsunternehmen mit Produktkatalogen oder Dienstleister mit dokumentenintensiven Projekten. Die zusätzliche Kapazität wird über die bekannten Dynamics 365 Benutzeroberflächen verwaltet, einschließlich des Document Management Systems und der Attachment-Funktionen in verschiedenen Modulen.

Sicherheit und Compliance in der Cloud

Als Teil der Microsoft Azure-Cloud profitiert die Additional File Capacity von Microsofts umfassenden Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören Verschlüsselung der Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand, mehrstufige Authentifizierung und granulare Zugriffskontrolle basierend auf Azure Active Directory. Die Lösung erfüllt internationale Compliance-Standards wie ISO 27001, SOC 2 Type II und GDPR-Anforderungen, was für Unternehmen in regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung ist.

Besonders wichtig ist die Integration in Microsofts Information Protection Framework. Dokumente, die im erweiterten Speicher abgelegt werden, können automatisch klassifiziert und entsprechend der Unternehmensrichtlinien geschützt werden. Dies umfasst sowohl die automatische Anwendung von Retention Policies als auch die Durchsetzung von Data Loss Prevention (DLP) Regeln. Administratoren können über das Microsoft Purview Compliance Center detaillierte Einblicke in die Speichernutzung und Compliance-Status erhalten.

Skalierbarkeit und Performance-Optimierung

Die Additional File Capacity nutzt Microsofts globale Azure-Infrastruktur mit Content Delivery Network (CDN) Funktionalität. Dies bedeutet, dass häufig verwendete Dokumente automatisch in geografisch nahegelegenen Rechenzentren zwischengespeichert werden, um die Zugriffszeiten zu optimieren. Für multinationale Unternehmen führt dies zu spürbar besserer Performance beim Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten, unabhängig vom Standort der Benutzer.

Die Skalierbarkeit der Lösung ist praktisch unbegrenzt – sollten Unternehmen mehr als eine Additional File Capacity-Lizenz benötigen, können weitere Lizenzen problemlos hinzugefügt werden. Die Abrechnung erfolgt granular pro Lizenz und Monat, sodass Unternehmen ihre Speicherkosten präzise an ihren tatsächlichen Bedarf anpassen können. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit projektbasiertem Arbeiten oder saisonalen Schwankungen im Dokumentenaufkommen.

Administrative Verwaltung und Monitoring

Die Verwaltung der Additional File Capacity erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center sowie das Dynamics 365 Administration Center. IT-Administratoren erhalten detaillierte Einblicke in die Speichernutzung, können Nutzungsberichte erstellen und Alerts für kritische Speicherlimits konfigurieren. Die Integration in Microsoft Power BI ermöglicht es, benutzerdefinierte Dashboards für das Speicher-Monitoring zu erstellen und Trends in der Dokumentennutzung zu analysieren.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Speicher-Quotas auf Benutzer- oder Abteilungsebene zu definieren. Dies hilft dabei, die Speicherkosten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass kritische Geschäftsdokumente Priorität vor weniger wichtigen Dateien haben. Automatisierte Archivierungsrichtlinien können konfiguriert werden, um ältere Dokumente in kostengünstigere Speichertiers zu verschieben, ohne die Verfügbarkeit für Benutzer zu beeinträchtigen.

Ideal für diese Einsatzbereiche

• Fertigungsunternehmen mit umfangreichen technischen Dokumentationen: Die zusätzliche Speicherkapazität ermöglicht es, CAD-Dateien, Produktionszeichnungen und Qualitätsdokumente zentral in Dynamics 365 zu verwalten, ohne externe Fileshares zu benötigen.
• Handelsunternehmen mit großen Produktkatalogen: Produktbilder, Datenblätter und Marketing-Materialien können direkt mit den entsprechenden Artikelstammdaten verknüpft und gespeichert werden, was die Produktdatenverwaltung erheblich vereinfacht.
• Projektbasierte Dienstleister: Beratungsunternehmen, Ingenieursbüros oder IT-Dienstleister können projektspezifische Dokumente, Berichte und Deliverables strukturiert in Dynamics 365 ablegen und mit den entsprechenden Projekten verknüpfen.
• Unternehmen mit compliance-relevanten Dokumenten: Organisationen in regulierten Branchen wie Pharma, Finanzdienstleistungen oder Gesundheitswesen können ihre Compliance-Dokumentation zentral verwalten und dabei von den integrierten Audit- und Retention-Funktionen profitieren.
• Temporäre Projekte mit erhöhtem Speicherbedarf: Die monatliche Abrechnung macht die Lizenz ideal für zeitlich begrenzte Projekte wie Unternehmenszusammenschlüsse, große Implementierungsprojekte oder saisonale Kampagnen mit hohem Dokumentenaufkommen.

Häufige Fragen